Intro: Un sistema de contabilidad informatizada es una inversión inteligente para los dueños de negocios porque proporciona datos financieros actualizados sobre las operaciones del negocio y ayuda a eliminar los errores o pasar por alto elementos que pueden aparecer en la contabilidad manual. Muchas marcas de software de contabilidad se instalan fácilmente y sin contratar a un profesional, pero antes de comenzar la conversión de contabilidad manual contabilidad informatizada, debe tomar varias medidas para asegurar una transición sin tropiezos durante.
Paso 1: Compruebe los requisitos mínimos del sistema para el software garantizar que su equipo tiene la memoria necesaria, espacio en disco y la velocidad de funcionamiento. Si el equipo tiene sólo los requisitos mínimos, considere actualizar el hardware para mejorar el rendimiento y para incorporar actualizaciones para el software que necesita hardware más potente.
Paso 2: Seleccione un método para hacer backup de los datos de contabilidad y comprar el hardware necesario para el proceso de backup. Si el sistema falla, fácilmente puede volver a instalar el software, pero se perderán todos los datos introducidos a menos que tenga la copia de seguridad. Copia de seguridad puede ser tan simple como una unidad flash, dependiendo de la cantidad de datos que se guarde.
Paso 3: Crear una lista de todos los activos, responsabilidad, ingresos y cuentas de gastos que necesita para su negocio.
Paso 4: Asignar a un número de cuenta de contabilidad general a cada cuenta es necesario. Es mejor asignar a cada tipo de cuenta a otra serie numérica. Por ejemplo, los activos pueden ser cuentas 1xxx y pasivos pueden ser cuentas 2xxx. Numeración de esta manera permite las brechas necesarias para agregar nuevas cuentas de contabilidad que cambien las necesidades de su negocio.
Paso 5: Determinar el saldo inicial en cada cuenta contable. Una vez eficiente para determinar los saldos inicial es al final de cada mes, ya que puede utilizar la cantidad mensual final para cada cuenta de cargar como saldos en el sistema de contabilidad. Si es posible, fin de año es incluso mejor, porque se inicia todos los ingresos y cuentas de gastos en cero.
Paso 6: Preparar una lista de información del proveedor para la entrada en el nuevo sistema. Entrando a todos los proveedores como parte de la configuración del sistema de contabilidad le ahorra el tiempo de entrar nuevos proveedores en el sistema uno en un momento en que llegan de facturas.
Paso 7: Preparar una lista de clientes y cualquier saldo adeudado por cuenta de cada cliente, si se extiende el crédito comercial. La lista de clientes y el saldo es necesaria para definir la parte de cuentas por cobrar del sistema contable.
Paso 8: Programar la instalación de sistema de contabilidad por un tiempo cuando usted mismo puede dedicar a la instalación con una interrupción mínima. Presupuesto de siempre para el doble de tiempo que usted piensa que el proceso tendrá, sólo por seguridad.
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