La mejor opción es a menudo depende del tamaño de la empresa y el empleo de tiempo completo contadores, personal de contabilidad, porteras o administración de los registros contables del titular. Cada negocio tiene que elegir el paquete de cuentas más apropiado de acuerdo a las necesidades del negocio y las capacidades de la persona o personas que operarán la solución contable.
Muchas pequeñas empresas no se benefician de un sofisticado software de contabilidad si los requisitos técnicos de dicho software excede la capacidad de los usuarios para producir registros financieros eficientes y utilizar todas las capacidades del software de contabilidad para mantener un alto nivel de control financiero.
También un paquete de Contabilidad simple no puede ofrecer el grado de control financiero sobre cuestiones financieras como deudores y liquidez de control, los acreedores y flujo de caja de crédito que puede ser necesario. Control financiero y flujos de efectivo es de importancia y trascendencia Supremo cuando el crédito es estrecha.
Todos los negocios necesitan mantener un conjunto de libros y cuentas para satisfacer las obligaciones legales para calcular la red ganancia que tiene que ser declarada a la autoridad fiscal y proporcionar suficientes registros financieros para apoyar ese cálculo.
Hasta mediados del siglo XX fue práctica común para producir cuentas a mano en papel, mecanografía ser reservado para el conjunto final de cuentas para su publicación como necesario. Registros contables a mano son en gran medida obsoletos para medianas y grandes empresas, aunque todavía usado por muchas organizaciones de pequeñas empresas.
Con la llegada de los equipos, software de contabilidad se ha convertido en la norma y hay muchos paquetes de Contabilidad simple que pueden ser fáciles de entender y ofrecer niveles suficientes de control financiero para incluso las empresas más pequeñas.
En esencia cada pequeña empresa tiene posibilidad de elegir entre preparar un conjunto manuscrito de cuentas, mediante un paquete de Contabilidad simple que podría basarse en hojas de cálculo o un paquete de software de contabilidad más sofisticado que casi siempre utilizan un sistema de entrada de datos en una base de datos que, a continuación, se puede consultar para producir el control financiero necesario.
Elegir cuentas a mano sólo sería aplicable a los negocios más pequeños donde el titular no tenía empleados, un número limitado de transacciones y tenía control financiero completo sin la necesidad de información por escrito. Dichas cuentas manuscritas no sería adecuadas para cualquier negocio que necesita para producir un balance o que requiere control de deudores y acreedores.
Para aquellos negocios que podrían bastar con cuentas a mano hay mejores opciones disponibles, como utilizar hojas de cálculo de equipo. Se necesitaría un mínimo conocimiento y los beneficios sustanciales en comparación con ser manuscrita.
Un paquete de contabilidad basado en hojas de cálculo de equipo es adecuado para la mayoría de los pequeños negocios como puede ser no más difícil que mantener cuentas a mano, pero en un formato organizado. La sofisticación del formato sería según la capacidad de la diseñadora de la solución de contabilidad o el conocimiento de la contabilidad de la persona en la preparación de las cuentas.
Contabilidad software escrito en hojas de cálculo de equipo han ventajas que pueden ahorrar tiempo en la entrada de datos, mejorar la precisión, puede cambiarse para corregir errores, muy visibles y proporcionar todas las necesidades básicas de contabilidad de una pequeña empresa. Soluciones de contabilidad, escritas en hojas de cálculo son normalmente limitadas en relación al control financiero y medianas empresas que requieren controles adicionales sobre los deudores y los acreedores pueden ser más acorde con un sistema de software de bases de datos contables.
Si una empresa es lo suficientemente grande como para contratar a un contador de tiempo completo o contador luego ese negocio potencialmente tiene generalmente contabilidad conocimientos teóricos y prácticos en la función de contabilidad para utilizar un sistema de contabilidad de la base de datos y lograr los elementos de control financiero adicional que estén disponibles.
Software de contabilidad que utiliza una base de datos tiene la facilidad para producir periódicos financieros y reportes de impuestos, deudores informes y declaraciones, informes de los acreedores y declaraciones, flujos de efectivo y un conjunto de informes mensuales y final de contabilidad, como cuentas de pérdidas y ganancias y los balances.
La desventaja de esas soluciones de contabilidad es para obtener la mayoría y mejor fuera del sistema que también necesita comprender cómo funciona el paquete y cómo técnicamente obtener de él los beneficios de un mayor control financiero que están disponibles.
La principal prioridad en la elección de cualquier paquete de contabilidad es determinar primero los requisitos finales que necesita de ese sistema administrativo. Si el control financiero detallado, sobre todo en las cuentas de cliente o proveedor individual es fundamental y el negocio es lo suficientemente grande como para emplear personal de oficina incluyendo un tenedor de libros contables o tiempo completo un sistema de base de datos puede ser la elección adecuada.
Si el negocio es más pequeño y requiere detallados registros contables para apoyar a los Estados financieros de fin de año mientras control financiero ya es suficiente para estar en las manos del propietario del negocio, a continuación, contabilidad software basado en hojas de cálculo podría probablemente ser adecuada. El grado de adecuación que dependen del nivel de experiencia contenida y automatizado dentro del programa de cuentas.
Libros escritos a mano sería la elección más baja. Adecuada para algunas pequeñas empresas pero sólo si un equipo basado en opción era imposible.
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