Friday 19 August 2011

Configuración de su plan de cuentas

Al instalar el nuevo software de contabilidad más probable es que le han pedido si desea utilizar una de las cartas de predeterminado de cuentas incluidas con el programa o desarrollar su propia. A menos que esté muy familiarizado con la creación de un conjunto de libros financieros debe elegir una de las opciones que se ofrecen. Y aunque tenga la experiencia de elegir uno de los valores predeterminados le ahorrará mucho tiempo. Pero le puede pedir lo que si no necesito todas estas cuentas y ¿cómo sé qué cuentas debo mantener. ¿Y debo utilizar un sistema de numeración o no? Permítame ayudarle al explicar es justo lo que un plan de cuentas y cómo ajustar la lista predeterminada para sus necesidades.

En primer lugar un plan de cuentas en su definición más simple es una lista de cuentas que utiliza para realizar un seguimiento de transacciones financieras todo que fluyen a través de un negocio. Esta lista es típicamente roto en ocho segmentos: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos, coste de ventas, General y gastos administrativos, otros ingresos y otros gastos. Es posible que vea equidad conocida como la Capital, coste de ventas se denomina costos directos y General y gastos administrativos mencionados como gastos. Las empresas que deseen realizar un seguimiento de los gastos de ventas, como comisiones, sueldos y gastos de personal de ventas y otros gastos directamente relacionados con la actividad de ventas también pueden agregar un segmento de gastos de ventas.

Los tres primeros segmentos representan las cuentas que se encuentra en una hoja de Balance y se rota hacia abajo en subsegmentos. En activos encontrará subsegmentos de activos corrientes, activos fijos y a veces otros activos. Cuentas de activos corrientes se utilizan para los activos que pueden ser fácilmente liquidados en dinero en efectivo, como efectivo, inversiones, cuentas y notas de créditos y depósitos. Usted puede elegir al configurar más de una cuenta de caja o cuentas por cobrar para crear un segmento más. Esto le permitirá resumir todas tus cuentas de caja, por ejemplo, en su balance manteniendo una cuenta de grabación independientes para cada cuenta bancaria. Cuentas de activos fijas se utilizan para registrar el costo de artículos adquiridos que tienen una vida útil que se extiende más allá de un año. El segmento de activos fijos incluye también contra-cuentas (reducción del valor de un activo) que se utilizan para registrar la depreciación de los activos fijos. Estas cuentas contra normalmente son llamadas "Subsidio de la depreciación-(nombre del tipo de activo fijo)". Debe tener una cuenta de activos fijos y la cuenta de depreciación correspondiente para cada tipo de compra de activos fijos. Algunos ejemplos son vehículos, equipo de oficina y mobiliario, edificio o arrendamiento mejoras. El segmento de otros activos se utiliza para todo tipo de activos.

Asimismo, el segmento de pasivos se divide en pasivos corrientes y pasivos a largo plazo. Pasivos corrientes representan los pasivos de la empresa que son pagados en menos de un año. Algunos ejemplos son cuentas por pagar, pasivos por impuestos de nómina y pagos de nota. Pasivos largo plazo representan pasivos que se van a pagar en un largo plazo de un año, como hipotecas, préstamos de vehículos y otras deudas a largo plazo.

El tercer segmento del balance es el segmento de equidad o Capital. Este segmento consiste en cuentas que registran el propietario, socios o accionistas de inversiones, señala cesante, tomado de la empresa por los inversores y los ingresos netos de la empresa. Para cada propietario o socio dentro de una entidad empresarial se debe ser una cuenta de inversión individual y sacar la cuenta. Cuando una empresa se incorpora a la inversión de capital de los accionistas se registra en cuentas de capital social. Estas cuentas podrán desglosarse más si se emiten diferentes tipos de material. Las ganancias retenidas cuenta se utiliza para registrar las ganancias o pérdidas, la empresa ha ganado desde el comienzo de su existencia. Normalmente no se ser contables a esta cuenta, ya que es la cuenta de que su programa de software utiliza para cerrar el final de las cuentas de balance de ingresos del año.

En cuanto a los segmentos de la cuenta de resultados, debe tener en las cuentas del segmento de ingresos para grabar cada tipo de ingresos que gana en el curso de su negocio. Puede que desee salir de sus ingresos de ventas en más de una cuenta si tiene más de un tipo de producto o servicio. Por ejemplo, si usted es un contratista general puede realizar el seguimiento de venta cómo comparar entre viviendas nuevas y remodelación.

Costo de bienes vendidos o los costes directos son los gastos que se relacionan directamente con la venta de un producto o servicio. Una vez más si usted es un contratista estos normalmente incluiría nóminas y gastos de la nómina de sus trabajadores, materiales, subcontratistas, permisos, responsabilidad civil general y seguro de riesgos de workman, alquiler de equipo, etc.. No incluiría alquiler o la Oficina de suministros.

General y los gastos administrativos son gastos que no son dependientes de la venta de un producto o servicio. Incluyen alquiler, teléfono, nómina de oficina y gastos de nómina, retribuciones a los empleados, suministros de oficina, utilidades, etc..

Otros ingresos normalmente incluyen los ingresos de las ventas como ingresos por intereses. Federal y los impuestos de ingresos del Estado y cualquier interés relacionados y gastos de pena son lo que encontrará en el segmento de otros gastos.

Ahora que tiene una idea de cómo establecer un plan de cuentas si normalmente arriba, ¿cómo usted elegir qué cuentas a mantener y que eliminar? Imprima la lista predeterminada y recorres elegir las cuentas que se cree que va a necesitar. Necesita al menos una cuenta de caja, un crédito de la cuenta y cuenta de cuentas por pagar. Si no tiene empleados y no siempre esperar tener cualquiera que por todos los medios eliminar todas las cuentas de nómina en el nombre. Si su empresa no hará las inversiones que eliminar todas las cuentas que tienen que ver con las inversiones en activos corrientes. Usted obtiene la imagen, sin embargo es más fácil mantener lo que crees que podrían ser necesarias en algún momento en el futuro. El programa no puede dejar que eliminar algunas cuentas porque se utilizan junto con otra cuenta o cuentas. Que ser. También puede editar los nombres de cuenta - como el nuevo nombre de cuenta pertenece en el mismo segmento que se que va a reemplazar.

Ahora, no número o número. Los números se utilizan en un plan de cuentas para ordenar las cuentas correctamente. También, entre tú y yo, contadores son mucho mejores en recordar los números que están en los nombres, por lo que prefieren números. Cuando se utilizan números, cada segmento se le asigna a un grupo específico de números. Normalmente estos son los siguientes:

Activos - 1, de 000

De pasivos 2, 000

De equidad 3, 000

De renta 4, 000

Costo de mercancías vendidas 5, miles

Miles de 6, General & administrativas

De otros ingresos 7, 000

De otros gastos 8, 000

Cuando se utiliza un segmento de gastos de ventas se le asigna la gama de 6000 y cada uno de los segmentos restantes subir un rango. Sala de licencia entre subsegmentos para poder agregar si es necesario. Y cuando Asegúrese de configurar números dentro de un segmento es dejar algo de espacio entre cada cuenta como también puede agregar cuentas.

Y cuando en duda preguntar a un profesional. Su asesor de software o contable puede empezar en la dirección correcta desde el principio que puede ahorrar mucho tiempo y agravación por el camino. Como con la mayoría de los emprendimientos, haciendo bien la primera vez siempre es mejor.

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