Las ventajas básicas de un sistema de contabilidad computarizado son la eficiencia y la velocidad. En un sistema manual de recibos y los desembolsos se registran en los registros. Esto puede implicar escribir un cheque y luego escribir una descripción en un registro o se puede hacer en un sistema de una sola escritura. De cualquier manera las transacciones en los registros debe ser colocado manualmente en el libro mayor y luego compilado en los estados financieros. Esta transferencia manual de la información es mucho tiempo y sujetos a error (como transposiciones).
En un sistema computarizado de todos los múltiples pasos de un sistema manual se derrumbó en una entrada. Por ejemplo, cuando se crea un cheque no es automática y simultánea publicación en un registro y para las cuentas del libro mayor. Los estados financieros se pueden crear en cualquier momento y tantas veces como sea necesario.
Se podría pensar que con estas ventajas de contabilidad computarizado sería tanto el error más barato y más libre que la contabilidad manual. Pero resulta que esto no siempre es cierto. En primer lugar, mientras que los costos de software han llegado hay una curva de aprendizaje bastante grande involucrada en el uso del software correctamente. Gran parte del problema radica en el diseño de software mal concebida.
El problema del mal diseño se deriva de un ambicioso intento más por parte de los desarrolladores para que los usuarios sin formación contable para realizar entradas sin hacer referencia a la estructura de débito y crédito. El software oculta esta estructura en el supuesto de que el usuario no la entiende. Todo tipo de problemas se derivan de este defecto de diseño. A menudo, incluso los contadores públicos y contadores experimentados no pueden entender lo que está pasando con estos paquetes de software. Para ello se requiere la formación y la consulta con expertos en el software caro.
Sería mucho mejor si el software refleja y se expone la estructura de débito y crédito para que cualquier persona con conocimientos básicos de contabilidad podía entender cómo usar el software. Estoy convencido de que cualquiera puede aprender el sistema de tarjetas de débito y de crédito en unas pocas horas (ver mi libro). Sin embargo, los desarrolladores de software creen que los empresarios son demasiado estúpidos o intimidado para aprender el sistema y que tiene que ocultar. Esto hace que todo tipo de problemas costosos.
Los desarrolladores de software también tratan de establecer planes de cuentas predeterminados y modelos de estados financieros que crean todo tipo de problemas que podrían evitarse simplemente por insistir en que el usuario a aprender lo suficiente sobre contabilidad y su propio negocio. Una vez más estos diseños "simplificación" aumentan la dependencia de los expertos costosos.
Por último, los desarrolladores de software no ganan dinero mediante la venta de software excelente y confiable que trabaja desde hace años. Más bien los desarrolladores ganan dinero vendiendo actualizaciones nuevas y mejoradas. Pero ¿adivinen qué? Un paquete de contabilidad que era bueno para empezar, no debería requerir actualizaciones frecuentes, o para que las actualizaciones importa en absoluto la contabilidad básica y procedimientos de compilación de estados financieros no han cambiado desde hace siglos. Sin embargo, cualquier usuario de populares paquetes de software se inunda con nuevas versiones del paquete que requerirá consultas aún más caros. La mayoría de estas mejoras son simplemente las campanas y silbatos o correcciones de errores que nunca debieron haber sido en las versiones anteriores innecesarios.
Entonces, ¿qué debe hacer un pequeño negocio? Por todos los medios comprar un paquete de software, pero no espere que sus costos se termina con la compra del paquete. Sin duda, usted tendrá que pagar a un consultor para establecer el programa y darles la formación básica. Reducir el coste global de la conversión de un sistema manual no será tan grande como debería ser.
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