Configuración de Quickbooks - introducir cuentas primera parte

Introducción

Agregar cuentas de Quickbooks es muy fácil, la advertencia aquí es que es tan fácil que cometer un error en la colocación de la cuenta o la identificación de ubicación puede ser un poco problemático. Siempre es recomendable que consulte a un profesional para ayudarle como una vez agregar estas cuentas y empezar a utilizarlos, puede ser un largo procedimiento para corregir errores. Y como cada negocio es único en sus cuentas, puede tardar un poco creativo maniobras que mejor se adapten a su tipo de negocio. Dicho esto, vamos a ver las diferentes opciones en Agregar cuentas.

I. cuentas de ingresos de

Puede haber varias maneras de que su negocio recibe ingresos. (esto es donde entra en juego la ayuda de un ProAdvisor) Por ejemplo si un negocio de la industria de servicio, vamos a utilizar una empresa de cuidado de césped como un ejemplo. La forma general fácil de manejar esto es entre todos los ingresos en una cuenta. Sin embargo, esto no ayuda a usted como dueño de un negocio decidir cuáles de sus servicios es más rentable que el otro. Usted no puede se preocupan por, pero sólo toma otra a pocos minutos de esfuerzo para hacerlo bien, así que vamos a asegurarse de que lo hacemos. Crear una cuenta de ingresos para el mantenimiento de césped, otro para el diseño del paisaje y otro para el control de plagas u otro servicio similar. Crear una cuenta primaria denominada servicios de césped y gana ingresos en una cuenta para cada una de las áreas de sub. Al entrar en estas subcuentas podrá ver que un cuadro con la etiqueta subcuenta de verificación ese cuadro y escriba servicios de césped. Sin embargo, los mejores resultados al menos utilizarán la asignación de la línea de impuestos y una cuenta de ingresos más que probable que se ajuste la primera categoría figuran que es ingresos, los cuadros de asignación de línea fiscal, nota y descripción son opcionales: ventas brutas o servicios. Consultar a tu profesional de impuestos para obtener más ayuda con esta área.

II. cuentas de gastos

La ventana de gastos se ve idéntica al ingreso en todos los sentidos. Le recomiendo un uso prudente de subcuentas en materia de cuentas de gastos. Por ejemplo, agrupar la eléctrica, facturas de agua y teléfono en Utilidades es lo que muchas empresas no obstante, ¿qué sucede cuando se agrega un teléfono celular?

Se crea una cuenta primaria de utilidades y subcuentas para electricidad, agua, teléfono y otras utilidades. También propongo hacer lo mismo con la publicidad de los gastos, tener una cuenta primaria para publicidad y subcuentas para carteles, anuncios de páginas amarillas, anuncios en internet, y más para que pueda mantener más cuidadoso seguimiento de su flujo de efectivo.

Al llegar a los gastos de nómina, definitivamente va a necesario usar subcuentas adecuadamente y crear subcuentas pague FICA - empresa, a pagar Seguridad Social - empresa, Comp del trabajador, etc.. Si no utiliza servicios de nómina de Intuit, que está bien, pero aumenta el riesgo de errores en la transmisión de información de las empresas de nómina a los archivos de Quickbooks.

III. activos

Existe un procedimiento paso a paso para ingresar en activos fijos en Quickbooks y una explicación detallada de cómo clasificar los activos fijos. Activos fijos incluyen edificios, terrenos, maquinaria, vehículos y depreciación acumulada. La única diferencia en la ventana de activos fijos es que la asignación de impuestos-línea se introduce automáticamente para usted.

IV. las cuentas bancarias

En Quickbooks una cuenta bancaria no siempre necesariamente una cuenta de Banco real. Al entrar en una cuenta bancaria regular ya sea corriente o ahorro, Quickbooks pediremos el saldo inicial como de una fecha determinada. (Si se trata de una nueva cuenta, el saldo inicial no es necesario, será 0,00 $) Introduzca una imagen más precisa de la situación financiera de su empresa y para asegurar una reconciliación precisa de su cuenta bancaria, el saldo inicial, que será el saldo final del mes anterior. Si esta cuenta se utiliza para cualquier transacción de negocios anteriores a la fecha que instalar Quickbooks, sería una buena idea tener un profesional disponer de estas transacciones con precisión.

¿Cuando una cuenta bancaria no es una cuenta bancaria? Si su empresa utiliza el sistema de caja chica, (hacer cambiar para los clientes, etc.) es mejor configurar caja chica como una cuenta bancaria separada para que puede transferir fondos de caja chica para Undeposited fondos cuando sea necesario.

¿Qué pasa si tiene un cliente con quien tenga un acuerdo de comercio de los servicios y productos con las suyas? En este caso, puede crear una cuenta de banco comercial o trueque y depositar el valor de sus productos y servicios para compensarlas de sus clientes. Ni uno son realmente las cuentas bancarias, pero hacen fácil de realizar el seguimiento de esas transacciones "creativas".

Préstamo de V.

Una cuenta de préstamo hace un seguimiento de la cantidad que debe en préstamos de los que debe dinero a. Esto no es una cuenta de responsabilidad a largo plazo, se trata de dinero prestado para el negocio por otros y que va a pagar en el año. Tiene el uso de los fondos, que es un activo, y que debe al préstamo, que es una responsabilidad. Si necesita introducir un préstamo para un vehículo, construcción, etc., es necesario que en las cuentas de la responsabilidad de largo plazo.

Cuentas de tarjeta de crédito de VI.

Debe agregar una tarjeta de crédito a su lista de cuenta para obtener acceso a la función de introducir cargos de tarjeta de crédito en el menú de inicio de Quickbooks. Tarjetas de crédito puede utilizarse para pagar gastos, artículos o proyectos de ley. Al utilizar tarjetas de crédito para pagar facturas, un negocio de error común que los propietarios no es elegir la cuenta correcta para pagar la factura de. Si utiliza más de una tarjeta de crédito, tome lento y seguro de que sus pagos y créditos a la cuenta se aplican adecuadamente o conciliaciones será una pesadilla y medio.

Se le dará la opción de poder introducir el número de cuenta, fecha de caducidad y más a medida que se introduce la tarjeta por primera vez. Mientras no dispone de una situación que innumerables personas tienen acceso a los archivos de Quickbooks, es perfectamente seguro que introduzca esta información, si tiene esa situación, considere la posibilidad de contratar a alguien más o restringir acceso a otros en su red de Quickbooks.

VII. equidad cuentas

Cuenta de valores incluye sorteo del propietario, las contribuciones del propietario, etc. (estas categorías cambiar nombres pero no funcionan, dependiendo de la formación jurídica de la empresa). Este es el dinero que el propietario de la empresa invierte para iniciar la empresa y el posterior dinero tienen que sacar de a fin de mantener la empresa en ejecución. La cuenta de utilidades retenidas es cuenta de valores que se agrega por Quickbooks a final de año, cuando se calculan los ingresos y gastos. La descripción que se da esta cuenta por Quickbooks es "ganancias no distribuidas de la empresa". En el caso de una empresa comenzando a usar Quickbooks, la cuenta puede crear manualmente para saldos de años anteriores en otro sistema de software de contabilidad crear manualmente la cuenta e introduciendo en el saldo inicial del año anterior.

El resto de las cuentas van a ser examinados en un artículo separado donde analizaremos los errores comunes en estas cuentas y la relación simbiótica ocasional estas cuentas tienen uno con el otro.

Configuración de su plan de cuentas

Al instalar el nuevo software de contabilidad más probable es que le han pedido si desea utilizar una de las cartas de predeterminado de cuentas incluidas con el programa o desarrollar su propia. A menos que esté muy familiarizado con la creación de un conjunto de libros financieros debe elegir una de las opciones que se ofrecen. Y aunque tenga la experiencia de elegir uno de los valores predeterminados le ahorrará mucho tiempo. Pero le puede pedir lo que si no necesito todas estas cuentas y ¿cómo sé qué cuentas debo mantener. ¿Y debo utilizar un sistema de numeración o no? Permítame ayudarle al explicar es justo lo que un plan de cuentas y cómo ajustar la lista predeterminada para sus necesidades.

En primer lugar un plan de cuentas en su definición más simple es una lista de cuentas que utiliza para realizar un seguimiento de transacciones financieras todo que fluyen a través de un negocio. Esta lista es típicamente roto en ocho segmentos: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos, coste de ventas, General y gastos administrativos, otros ingresos y otros gastos. Es posible que vea equidad conocida como la Capital, coste de ventas se denomina costos directos y General y gastos administrativos mencionados como gastos. Las empresas que deseen realizar un seguimiento de los gastos de ventas, como comisiones, sueldos y gastos de personal de ventas y otros gastos directamente relacionados con la actividad de ventas también pueden agregar un segmento de gastos de ventas.

Los tres primeros segmentos representan las cuentas que se encuentra en una hoja de Balance y se rota hacia abajo en subsegmentos. En activos encontrará subsegmentos de activos corrientes, activos fijos y a veces otros activos. Cuentas de activos corrientes se utilizan para los activos que pueden ser fácilmente liquidados en dinero en efectivo, como efectivo, inversiones, cuentas y notas de créditos y depósitos. Usted puede elegir al configurar más de una cuenta de caja o cuentas por cobrar para crear un segmento más. Esto le permitirá resumir todas tus cuentas de caja, por ejemplo, en su balance manteniendo una cuenta de grabación independientes para cada cuenta bancaria. Cuentas de activos fijas se utilizan para registrar el costo de artículos adquiridos que tienen una vida útil que se extiende más allá de un año. El segmento de activos fijos incluye también contra-cuentas (reducción del valor de un activo) que se utilizan para registrar la depreciación de los activos fijos. Estas cuentas contra normalmente son llamadas "Subsidio de la depreciación-(nombre del tipo de activo fijo)". Debe tener una cuenta de activos fijos y la cuenta de depreciación correspondiente para cada tipo de compra de activos fijos. Algunos ejemplos son vehículos, equipo de oficina y mobiliario, edificio o arrendamiento mejoras. El segmento de otros activos se utiliza para todo tipo de activos.

Asimismo, el segmento de pasivos se divide en pasivos corrientes y pasivos a largo plazo. Pasivos corrientes representan los pasivos de la empresa que son pagados en menos de un año. Algunos ejemplos son cuentas por pagar, pasivos por impuestos de nómina y pagos de nota. Pasivos largo plazo representan pasivos que se van a pagar en un largo plazo de un año, como hipotecas, préstamos de vehículos y otras deudas a largo plazo.

El tercer segmento del balance es el segmento de equidad o Capital. Este segmento consiste en cuentas que registran el propietario, socios o accionistas de inversiones, señala cesante, tomado de la empresa por los inversores y los ingresos netos de la empresa. Para cada propietario o socio dentro de una entidad empresarial se debe ser una cuenta de inversión individual y sacar la cuenta. Cuando una empresa se incorpora a la inversión de capital de los accionistas se registra en cuentas de capital social. Estas cuentas podrán desglosarse más si se emiten diferentes tipos de material. Las ganancias retenidas cuenta se utiliza para registrar las ganancias o pérdidas, la empresa ha ganado desde el comienzo de su existencia. Normalmente no se ser contables a esta cuenta, ya que es la cuenta de que su programa de software utiliza para cerrar el final de las cuentas de balance de ingresos del año.

En cuanto a los segmentos de la cuenta de resultados, debe tener en las cuentas del segmento de ingresos para grabar cada tipo de ingresos que gana en el curso de su negocio. Puede que desee salir de sus ingresos de ventas en más de una cuenta si tiene más de un tipo de producto o servicio. Por ejemplo, si usted es un contratista general puede realizar el seguimiento de venta cómo comparar entre viviendas nuevas y remodelación.

Costo de bienes vendidos o los costes directos son los gastos que se relacionan directamente con la venta de un producto o servicio. Una vez más si usted es un contratista estos normalmente incluiría nóminas y gastos de la nómina de sus trabajadores, materiales, subcontratistas, permisos, responsabilidad civil general y seguro de riesgos de workman, alquiler de equipo, etc.. No incluiría alquiler o la Oficina de suministros.

General y los gastos administrativos son gastos que no son dependientes de la venta de un producto o servicio. Incluyen alquiler, teléfono, nómina de oficina y gastos de nómina, retribuciones a los empleados, suministros de oficina, utilidades, etc..

Otros ingresos normalmente incluyen los ingresos de las ventas como ingresos por intereses. Federal y los impuestos de ingresos del Estado y cualquier interés relacionados y gastos de pena son lo que encontrará en el segmento de otros gastos.

Ahora que tiene una idea de cómo establecer un plan de cuentas si normalmente arriba, ¿cómo usted elegir qué cuentas a mantener y que eliminar? Imprima la lista predeterminada y recorres elegir las cuentas que se cree que va a necesitar. Necesita al menos una cuenta de caja, un crédito de la cuenta y cuenta de cuentas por pagar. Si no tiene empleados y no siempre esperar tener cualquiera que por todos los medios eliminar todas las cuentas de nómina en el nombre. Si su empresa no hará las inversiones que eliminar todas las cuentas que tienen que ver con las inversiones en activos corrientes. Usted obtiene la imagen, sin embargo es más fácil mantener lo que crees que podrían ser necesarias en algún momento en el futuro. El programa no puede dejar que eliminar algunas cuentas porque se utilizan junto con otra cuenta o cuentas. Que ser. También puede editar los nombres de cuenta - como el nuevo nombre de cuenta pertenece en el mismo segmento que se que va a reemplazar.

Ahora, no número o número. Los números se utilizan en un plan de cuentas para ordenar las cuentas correctamente. También, entre tú y yo, contadores son mucho mejores en recordar los números que están en los nombres, por lo que prefieren números. Cuando se utilizan números, cada segmento se le asigna a un grupo específico de números. Normalmente estos son los siguientes:

Activos - 1, de 000

De pasivos 2, 000

De equidad 3, 000

De renta 4, 000

Costo de mercancías vendidas 5, miles

Miles de 6, General & administrativas

De otros ingresos 7, 000

De otros gastos 8, 000

Cuando se utiliza un segmento de gastos de ventas se le asigna la gama de 6000 y cada uno de los segmentos restantes subir un rango. Sala de licencia entre subsegmentos para poder agregar si es necesario. Y cuando Asegúrese de configurar números dentro de un segmento es dejar algo de espacio entre cada cuenta como también puede agregar cuentas.

Y cuando en duda preguntar a un profesional. Su asesor de software o contable puede empezar en la dirección correcta desde el principio que puede ahorrar mucho tiempo y agravación por el camino. Como con la mayoría de los emprendimientos, haciendo bien la primera vez siempre es mejor.